Papiertiger

Vorwort
In unserer Standard-Mail-Signatur steht: „Bitte denken Sie an die Umwelt, bevor Sie diese E-Mail ausdrucken.“

Ein im Ausland ansässiger Handelskunde möchte ein paar Daten von uns haben. Ich gehe davon aus, dass das Formular mit Excel erstellt wurde. (Es sieht jedenfalls so aus.) Trotzdem wird es uns vom Kunden zugefaxt.
=> Erstes Blatt bleibt beim Kunden.
=> Zweites Blatt kommt bei uns im Fax an.
Meine Kollegin, die den Kunden betreut, braucht für das Formular Daten von mir. Da unser Gebäudekomplex sehr weit auseinander gezogen ist, die Sache aber dringend ist und sie ganz am anderen Ende „wohnt“, scannt sie es ein und sendet es mir per E-Mail. Ich drucke die Mail aus.
=> Drittes Blatt wird ausgefüllt.
Würde ich jetzt nicht das Blatt persönlich meiner Kollegin zurückbringen, sondern einscannen und ihr mailen (wie gesagt, der Weg ist weit und die Sache ist eilig), müsste sie es erneut ausdrucken.
=> Viertes Blatt wird mit Stempel und Unterschrift versehen.
Der Kunde besteht darauf, das Formular per Fax zu bekommen (keine Ahnung, warum).
=> Fünftes Blatt kommt beim Kunden aus dem Fax.

Ergebnis: 5 Blatt Papier für ein Formular.

Soviel zum „papierlosen Büro“. Wenn ich persönlich das für normal halten würde, würde ich hier keinen Bericht darüber schreiben. 🙁

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Frank Ehlerding (Controlling)

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Controlling

13 KommentareSchreibe einen Kommentar

  • Ist mir auch schon oft aufgefallen, daher mache ich vieles nur noch per E-Mail.
    Mein Handy habe ich immer dabei und kann somit auch schnell antworten.

    Trotzdem liegt neben mir ein riesiger Berg aus Papier. Skripte von der Uni, Übungsunterlagen, Rechnungen (brrr..) und noch vieles mehr.

    Ich versuche schon immer die Rückseiten von aussortierten Unterlagen zu nutzen. Dort kann man nämlich noch wunderbar drauf schreiben. 🙂

  • solange digitale Signaturen für den privaten Endkunden (=Massenmarkt) noch keine Praxisrelevanz haben, wird das wohl auch erstmal so bleiben…

    nun haben zwar viele schon einen elektronischen Personalausweis oder eine Bankkarte, die dafür geeignet sind, aber es wird sich niemand einfach so ein persönliches Signaturzertifikat dafür ausstellen lassen, das >50 Euro im Jahr kostet aber gleichzeitig noch nirgends anerkannt wird (=weil es ja kaum jemand hat), das ewige Henne-Ei-Problem also.

    Analog zu obigem Beispiel: „Wie bestellt man in Deutschland eine .de-Domain?“
    -Domain & Webspace bei Anbieter aussuchen, Daten eingeben
    -pdf-Formular kommt per mail
    -Formular am Bildschirm ausfüllen (Personalausweisnummer etc. eintragen)
    -fertig ausgefülltes Formular ausdrucken & unterschreiben
    -unterschriebenes Formular in den Scanner legen
    -altes 56K-Analogmodem rauskramen (zum Faxversand; die meisten Privathaushalte haben ja nicht unbedingt ein Faxgerät)
    -Modem an die TAE-Buchse am Breitband-Modem anschließen (die Übertragung des „Telefongesprächs“ erfolgt ja in Wirklichkeit über DSL, aber für ältere Telefone gibt es netterweise noch diese TAE-Anschlussbuchsen, die die Gegenstelle eines Telefonnetzes simulieren)
    -das unterschriebene Formular wird in miserabler s/w-Qualität* zum Provider übertragen (01805-Faxnummer, ähnlich teuer wie Brief), und danach völlig automatisch weiterverarbeitet

    (*zum fälschen der Unterschrift bräuchte man nichtmal Photoshop, das geht mit Paint!)

    aber ein Fax ist nunmal rechtsgültig (Schriftform), und somit auch heute immernoch der schnellste und bequemste Weg, seine Domain zu registrieren, wenn man nicht warten möchte, bis das Formular per Brief angekommen ist (auch wenn dies vielleicht weniger aufwändig wäre…)

    okay, in dem Fall wurde nur ein Blatt Papier verschwendet statt 5, aber das zugrundeliegende Problem ist das gleiche 🙁

    signiert ihr eure geschäftlichen mails eigentlich elektronisch?
    scheint zumindest schon weiter verbreitet zu sein als bei Privatanwendern, bzw. wäre vielleicht mal ein Anfang, gegenüber den Handelspartnern mit einem „richtigen“ Zetifikat von VeriSign o.ä. auftreten zu können!? Verschlüsseln muss man die mails ja nicht 🙂
    (so kann sie trotzdem noch jeder lesen und wundert sich höchstens über den komischen Anhang; auf dem Übertragungsweg könnten sie dann theretisch noch von anderen mitgelesen, aber nicht mehr unbemerkt manipuliert werden)

    • Zitat:
      „(*zum fälschen der Unterschrift bräuchte man nichtmal Photoshop, das geht mit Paint!)
      [..]
      aber ein Fax ist nunmal rechtsgültig (Schriftform)“

      Das ist ja das grundlegende Übel! Wieso wird ein FAX immer noch anders behandelt als eine Email? Beides läßt sich gleich leicht fälschen (FAX sogar noch leichter als Email). Warum also diese absurde Ungleichbehandlung? Das FAX gehört in die Mülltonne der Geschichte! Hier ist der Gesetzgeber gefragt.

  • Warum drucken Sie die E-Mail aus, um ihrer Kollegin die Daten zukommen zu lassen?

    Warum werden die Faxe bei Ihnen überhaupt auf Papier ausgedruckt?

    Wenn der Kunde das Formular mit Excel erstellt hat, heißt das nicht, daß er es vor dem Faxen ausgedruckt hat, er kann es auch aus Excel gefaxt haben.

    Ebenso wird auch beim Kunden das empfangene Fax nicht zwingend ausgedruckt.

    @ Sebastian und Jürgen: Ich verwende für meine aus Office versendeten Faxe schon seit etwa 20 Jahren immer die gleiche, damals eingescannte Unterschrift.:-)

    • „@ Sebastian und Jürgen: Ich verwende für meine aus Office versendeten Faxe schon seit etwa 20 Jahren immer die gleiche, damals eingescannte Unterschrift.:-)“

      das ist in der Tat eine Möglichkeit, die bei einem Fax sogar noch ganz gut funktionieren sollte 🙂

      auch wenn es juristisch jetzt nicht sonderlich problematisch sein dürfte, seine eigene Unterschrift zu „fälschen“ – irgendwie habe ich mich doch immer ein bisschen dagegen gewehrt, das so zu machen…

      Oder z.B. bei Bewerbungen: die verschickt man ja heute auch fast nur noch per E-Mail, und da möchte man erst recht kein Foto von einem ausgedruckten Papierblatt, sondern eben ein „sauberes“ PDF abliefern (also Vektor- statt Rastergrafik);
      und darunter dann ein kleines Rechteck, wo man beim Reinzoomen noch den weißen Papierhintergrund erkennt, das sich wie ein Fremdkörper in den Text einfügt, mit einer pixeligen Unterschrift!?

      Ich hatte mich dann irgendwann mal dazu entschieden, bei Bewerbungen grundsätzlich keine Unterschrift einzufügen; wenn eine E-Mail die Schriftform streng genommen schon nicht erfüllt, dann bitte auch nicht diese Anmaßung einer papierhaften Unterschrift, bei einem Medium das doch eigentlich so ganz frei von Papier sein sollte…

      Aber ihr druckt wirklich noch alle eure eingehenden Faxe? Sorry, aber sowas ist ja nun selbst bei etlichen Behörden schon längst nicht mehr üblich, wobei die vielleicht auch ein deutlich höheres Faxaufkommen haben 😉

    • Zitat:
      „@ Sebastian und Jürgen: Ich verwende für meine aus Office versendeten Faxe schon seit etwa 20 Jahren immer die gleiche, damals eingescannte Unterschrift.:-)“

      In manchen (vielen?) Firmen scheint es ja auch nicht unüblich zu sein, dass Sekretärinnen Faxe mit der eingescannten Unterschrift ihres Chefs „signieren“. Und sowas hat dann vor Gericht Beweiskraft! Tolle Gesetzgebung.

  • Wir geben mittlerweile in Visitenkarten, Mail-Adressen und Homepage etc. kaum mehr die Durchwahl für unser FAX an, sondern personalisierte FAX-Nummern, die vom Mailprovider in Mails umgewandelt und dergestalt den einzelnen Empfängern zugeleitet werden.
    Ergebnis: Es hätte nur das finale Ergebnis ausgedruckt werden müssen (für die handgemalte, gerichtsfeste Unterschrift) und u.Ü. das FAX für den Kunden, sofern dieser nicht ebenfalls das FAX in eine Mail umwandelt.
    Ach ja, wir ziehen gerade um. Dabei verkleinern wir die Archivflächen recht redikal, wir scannen unsere Unterlagen sehr kritisch nach notwendig Archivierbarem, nach Einscannbarem und nach Wergwerfbaren. Unser „Reißwolf-Dienstleister“ muss derzeit viele Container abholen. Aber zukünftig rechne ich mit einem deutlich papierärmeren Büro. Es ist faszinierend, wie viel weniger Ordner in den letzten 1-2 Jahren anfielen als vor vielleicht 5-10 Jahren.

  • Zum Unterschreiben beim papierlosen Faxen hätte ich einen Hinweis. Auf ziemlich überteuerten, aber mittlerweile recht gängigen Computern einer bestimmten Marke gibt es als Bestandteil des Betriebssystems einen PDF-Reader mit einer praktischen Funktion. Die ermöglicht es, per Webcam Unterschriften von einem Blatt Papier abzufotografieren. Diese werden dann automatisch geglättet und vektorisiert, so dass sie später in beliebiger Größe in jedes PDF-Dokument eingefügt werden können.

  • Sehr interessanter Beitrag, ich bin selbst Sekretärin und darf die Unterschrift meines Chefs benutzten.

    [Anm. d. Admin: Link entfernt, bitte Blogregeln beachten!]

  • Wie hat mal jemand gesagt: Das papierlose Büro ist genauso weit weg wie das papierlose Klo!

    Sorry, aber daran musste ich bei dieser Story gerade denken.

    • hm, wenn man bedenkt dass der Film Demolition Man im Jahre 2032 spielt, wären wir ja theoretisch nur noch max. 20 Jahre davon entfernt 😉
      (…wieauchimmer man nun diese ‚3 Muscheln‘ benutzt…)

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